Pradžių pradžia
Pasiruošimas renginiui yra sudėtinga ir atsakinga užduotis visai jūsų komandai, todėl turite šiuo klausimu surengti susirinkimą, galbūt ir ne vieną. Svarbiausi surasti atsakymus į šiuos 7 klausimus:
1. Koks jūsų biudžetas?
Apskaičiuokite visas numatomas renginio išlaidas ir aiškiai apibrėžkite finansines ribas. Būtinai numatykite bent 10 proc. atsargos fondą nenumatytoms išlaidoms.
2. Kokie renginio lūkesčiai?
Sutarkite dėl pagrindinio renginio tikslo ir kuo matuosite jo sėkmę: dalyvių skaičiumi ar jų atsiliepimais, ar kitais rodikliais. Aiškus tikslas nukreipia visą komandą teisinga kryptimi, padeda lengviau pasiekti užsibrėžtų tikslų ir išvengti nesusipratimų.
3. Kokie pasiruošimo terminai? Ar turite jiems laiko rezervą?
Sudarykite tikslų pasiruošimo darbų grafiką ir paskirkite konkrečias galutines datas ( angl. deadlines). Visuomet palikite papildomo laiko rezervą, jei vėluotų tiekėjai ar nutiktų kiti nenumatyti trikdžiai.
4. Kuo galite būti išskirtiniai?
Atsakykite, kuo šis renginys skirsis nuo kitų ir kodėl žmonės turėtų jame dalyvauti. Raskite vieną ar kelis akcentus: pranešėjus, vietą, formatą, kurie sukurs išskirtinę patirtį.
5. Kas bus mūsų partneriai? Ar jie patikimi?
Pasirinkite tiekėjus bei rėmėjus ir įvertinkite jų atliktų darbų reputaciją bei patirtį. Pasirašykite aiškias sutartis ir iš anksto aptarkite rizikos valdymo scenarijus.
6. Kas bus projekto vadovas?
Paskirkite vieną atsakingą asmenį, kuris matys visą bendrą vaizdą ir priims galutinius sprendimus. Jis turi aiškiai skirstyti užduotis, kontroliuoti terminus ir palaikyti ryšį su visomis šalimis.
7. Darbų pasiskirstymas
Kiekvienam komandos nariui paskirkite konkrečias atsakomybės sritis: logistika, rinkodara, techninė dalis ir kitka. Užtikrinkite reguliarią ir aiškią komunikaciją tam, kad visi žinotų, kas ir ką daro.
